Hopp til hovedinnhold

Personvern

Husleietvistutvalgets personvernerklæring

Husleietvistutvalget (HTU) er opptatt av å ivareta personvernet ditt. I tvistesaksbehandlingen er vi avhengig av enkelte personopplysninger for en sikker og entydig identifikasjon av partene i saken. Dette gjelder navn, personnummer, adresse, telefon og e-postadresse. Disse opplysningene behandles i henhold til beskrivelsen nedenfor og leveres ikke ut til uvedkommende. HTU har normalt ikke behov for sensitive personopplysninger i sin saksbehandling, og vi frarår partene å sende inn sensitive opplysninger.

Formålet med og det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger

Når det gjelder tvistesaksbehandling, er opplysninger om partene nødvendige for at HTU skal kunne utøve den offentlig myndighet som vi er pålagt i lov og forskrift. Hvis en avgjørelse ikke bringes inn for domstolene, får den virkning som en rettskraftig dom og kan fullbyrdes etter reglene for dommer. Det samme gjelder et inngått forlik. For at namsmyndighetene skal kunne gjennomføre tvangsfullbyrdelse, er de avhengig av en entydig identifikasjon av partene.

På personal- og administrasjonssiden er personopplysninger bl.a. nødvendig for at HTU skal kunne oppfylle sine forpliktelser etter arbeidsavtalen med den ansatte (f.eks. utbetale lønn). Behandlingsgrunnlaget vil da være at behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller at den registrerte har samtykket til behandlingen.

Lagring av data

Personopplysningene lagres i HTUs sak- og arkivsystem Elements Cloud og i et fysisk arkiv. Sak-/arkivsystemet Elements Cloud har sikker innlogging og leveres av det norske selskapet Sikri AS. Datasikkerheten vurderes som god. Ved bruk av HTUs digitale klageskjema som ligger på vår hjemmeside gjelder egen personvernerklæring fra leverandøren Sem & Stenersen Prokom, som er behandlingsansvarlig og databehandler for e-skjemaløsningen. Ved bruk av tilsvarsskjema som ligger på vår hjemmeside, benyttes informasjonskapsler som inneholder persondata. Informasjonskapslene slettes etter kort tid.

Kontradiksjon

HTU har skriftlig saksbehandling og partene er selv ansvarlig for å sende inn sine anførsler, dokumentasjon og beviser for sine påstander. Alle opplysninger som en part sender inn til HTU i en tvistesak blir oversendt til motparten i saken. Partene i en husleietvist har med andre ord rett til å vite hva som skjer i saken. (Det kan tenkes noen unntak fra denne hovedregelen, f.eks. for opplysninger om hemmelig adresse, telefonnummer mv).

Dersom en part ikke ønsker at opplysninger, dokumentasjon og bevis skal meddeles motparten i saken, må parten selv vurdere å ikke sende inn de aktuelle opplysningene og dokumentasjon med slikt innhold.

Taushetsplikt, arkivplikt og sletting av opplysninger

HTUs ansatte, innleid personell og utvalgsmedlemmene har alle taushetsplikt.

HTU har arkivplikt etter lov og forskrift om arkiv og må derfor lagre personopplysninger om deg, selv om tvistesaken er avsluttet eller kundeforholdet opphørt. Saksdokumenter vil bli oppbevart i henhold til arkivverkets regler.

Det er utarbeidet rutiner for sletting av personopplysninger for personalsaker hvor opplysningene ikke lenger har betydning, f.eks. søknader til ledige stillinger.

Innsynsrett

Du kan kreve innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert på deg og hva som er formålet med behandlingen. Du kan også kreve at vi retter personopplysninger som er feil.

Når det gjelder tvistesaksbehandling har partene og deres prosessfullmektiger dessuten fullt partsinnsyn.

Utlevering av personopplysninger til andre

HTU benytter som hovedregel bare personopplysningene i sin interne saksbehandling.

Persondata benyttes imidlertid også i forbindelse med utsending av spørreundersøkelser med tanke på å forbedre HTUs tjenesteyting. Svarene kan ikke spores tilbake til den enkelte respondent.

HTUs ledelse kan på anmodning gi innsyn i saksdokumenter i enkeltsaker. Denne innsynsretten skal praktiseres restriktivt, og kan f.eks. benyttes i forskningssammenheng.

HTUs tvistesaksbehandling er unntatt fra offentleglovas bestemmelser. For administrative saker og personalsaker gjelder offentleglova med enkelte unntak.

Innhenting av personopplysninger fra andre

HTU kan innhente opplysning om partenes adresse fra Folkeregisteret. Dette er særlig aktuelt i tvistesaker for å kunne forkynne en klage for en innklaget som har flyttet fra leieboligen der tvisten oppsto.

Videre kan HTU innhente opplysning fra AA-registeret om en parts arbeidssted. Dette kan være aktuelt når innklagede er flyttet uten å opplyse om ny adresse til Folkeregisteret. Klagen kan da forkynnes på arbeidssted. De saksbehandlerne som har tilgang til AA-registeret undertegner særskilte taushetserklæringer og opplysningene om arbeidssted oppgis ikke til motparten.

Opplysning om innklagedes hjemme- eller arbeidsadresse vil ofte være en forutsetning for at klagen skal kunne forkynnes og at klager skal kunne forfølge sitt rettskrav. I enkelte tilfeller kan forkynning gjennomføres ved oppslag på rettens kontor og innrykk i avis når adressen ikke er kjent. Dette er imidlertid en kostbar forkynningsmåte som gir mindre sikkerhet for at innklagede blir kjent med saken og dermed får anledning til å svare på klagen.

Publisering av HTUs avgjørelser

I henhold til HTU-forskriften skal alle HTUs avgjørelser publiseres. Før publisering blir vedtakene anonymisert ved at partenes navn og adresse fjernes. Publiseringen skjer på Lovdata og på Gyldendal Rettsdata. Forlik publiseres ikke.

HTUs nettsider

HTUs hjemmesider skal fungere slik at lagrede søk eller bruk av informasjonskapsler ikke direkte kan linkes til en person.

Kontaktopplysninger til HTUs personvernombud

HTUs personvernombud er Piriyanthy S. Skarbø. Personvernombudet kan kontaktes på e-post (piriyanthy.skarbo@htu.no) hvis du f.eks. mener det er skjedd brudd på reglene om personvern eller ønsker en nærmere angivelse av hjemmelsgrunnlaget for de enkelte bestemmelsene.

Personvernombudet skal involveres i alle saker om behandling av personopplysninger, være virksomhetens personvernekspert ved å informere og gi råd til virksomheten, de ansatte og publikum.

Personvernombudet har særskilt taushetsplikt.